Les archives de la copropriété : Une mémoire indispensable
Les archives jouent un rôle important dans la mémoire d’une copropriété, retraçant son origine, son évolution, ses sinistres, litiges et comptabilité. Leur conservation est essentielle pour une gestion efficace de l’immeuble. La responsabilité de garder ces archives incombe au syndic, qui doit les transmettre à son successeur en cas de changement. Comment Floors Immobilier, votre syndic à Montpellier assure la gestion de ses archives ?
Définition des archives et responsabilités de votre syndic de copropriété à Montpellier
Selon l‘article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic détient les archives de la copropriété, comprenant le règlement de copropriété, l’état de répartition des charges, l’état descriptif de division, ainsi que tous les documents relatifs à l’immeuble et au syndicat. Ajoutons les procès-verbaux des assemblées générales (et leurs annexes), les documents comptables, le carnet d’entretien de l’immeuble et, si nécessaire, les diagnostics techniques. Aucune rémunération supplémentaire ne peut être réclamée pour cette tâche (art. 33, D. 17 mars 1967).
L’assemblée générale peut décider de confier ces archives à une entreprise spécialisée à la majorité de l’article 25. Dans ce cas, la rémunération du syndic sera ajustée en conséquence (art. 7.1.5 du contrat de syndic type).
Chez Floors Immobilier, à Montpellier, nous conservons la plus grande partie des archives de façon dématérialisée. C’est un gros travail au moment de la reprise d’un immeuble. Une fois ces documents classés, ils sont facilement accessibles et transmissibles. Nos nouveaux clients peuvent récupérer l’ensemble des documents numérisés.
Durée de conservation des documents d’archives par la copropriété
La durée de conservation varie selon le type de document. Les procès-verbaux, le règlement de copropriété, l’état descriptif de division, les plans de l’immeuble et leurs actes modificatifs doivent être conservés indéfiniment. Les pièces justificatives de toute écriture comptable doivent être gardées pendant dix ans, sauf dispositions contraires. Lors d’un changement de syndic, le sortant doit conserver les copies nécessaires à la justification des opérations comptables (art. 6, D. n° 2005-240 du 14 mars 2005).
La mission de transmission des archives par votre syndic de copropriété à Montpellier en cas de changement de syndic :
Le syndic sortant doit remettre à son successeur, dans les quinze jours suivant la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque. Dans un délai d’un mois, il doit fournir tous les documents et archives du syndicat, y compris les documents dématérialisés, dans un format téléchargeable et imprimable. Si les archives sont confiées à un prestataire spécialisé, il doit informer ce dernier du changement (art. 18-2, L. 10 juillet 1965).
Deux mois après ce délai, l’ancien syndic doit fournir l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat après apurement et clôture. Cette transmission doit être accompagnée d’un bordereau récapitulatif dont une copie est remise au conseil syndical (art. 33-1, D. 17 mars 1967).
Cet article a permis d’assainir les transmissions entre syndics. Les blocages sont désormais très rares. Le nouveau syndic peut rapidement prendre ses fonctions.
La dématérialisation des archives, enfin !
En dehors des documents obligatoires, la conservation peut-être réalisée sous forme dématérialisée. C’est un gain d’espace pour le syndic, mais également d’efficacité. Les documents de la copropriété sont rapidement accessibles. Ils peuvent être rapidement transférés au Conseil Syndical.
Cette dématérialisation massive des archives permet d’alimenter un Extranet complet. Floors Immobilier, votre syndic à Montpellier y inclut systématiquement les contrats de maintenance et d’entretien, le règlement de copropriété et ses modificatifs, les procès-verbaux, les convocations.